Документообіг в дошкільному навчальному закладі: дитячому садку № 85 м. Кривий Ріг

Поняття документообігу, його нормативно-правові засади в дошкільних навчальних установах. Аналіз управлінських документів, організації оперативного і архівного зберігання документів. Напрями вдосконалення документаційного забезпечення діяльності установи.

Рубрика Бухгалтерский учет и аудит
Вид дипломная работа
Язык украинский
Дата добавления 07.09.2013

ВСТУП

Документаційне забезпечення управління в дошкільних освітніх установах вимагає створення багатьох видів управлінських документів, без яких неможливо вирішувати завдання планування, фінансування, оперативного управління, кадрового забезпечення діяльності установи.

Основні завдання діловодства в дошкільному закладі -- це скорочення інформаційних потоків до оптимального мінімуму і забезпечення спрощення і здешевлення процесів збору, обробки і передачі інформації за допомогою новітніх технологій автоматизації цих процесів.

Актуальність дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюїться в дошкільних освітніх установах.

Кожен етап процесу прийняття управлінського рішення в дошкільному навчальному закладі найтіснішим чином пов'язаний з документаційним забезпеченням управління. У сучасному суспільстві дошкільним освітнім установам потрібний системний підхід до організації управління, отже, виникає необхідність документаційного забезпечення управлінської діяльності. Актуальність дослідження зумовила вибір теми дипломної роботи: «Документообіг в дошкільному навчальному закладі: дитячому садку № 85 м. Кривий Ріг».

Метою даної роботи є розкриття нормативно-правових засад діловодства на основі яких здійснюється робота з документами в дошкільному навчальному закладі, вивчення організації діловодства, а також розробка рекомендацій щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління дитячого садка № 85 м. Кривий Ріг з урахуванням сучасної ситуації.

Для досягнення мети послідовно повинні бути вирішені наступні завдання:

- розкрити основні поняття організації документообігу та нормативно- правові засади документообігу в дошкільних навчальних установах;

- вивчити історію створення, основні напрями та організацію діяльності дошкільного навчального закладу: дитячого садка № 85 м. Кривий Ріг;

- розглянути організацію діловодства в даному закладі: проаналізувати основні управлінські документи, організацію оперативного та архівного зберігання документів;

- розробити основні напрями вдосконалення документаційного забезпечення діяльності установи.

Об'єкт дослідження - документаційне забезпечення управління дитячого садка № 85 м. Кривий Ріг.

Предмет дослідження - документаційне забезпечення діяльності дошкільних освітніх установ.

Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: спостереження, системного аналізу, порівняння, узагальнення, термінологічного аналізу.

Джерельною базою дослідження є Закони України з питань документообігу, інші законодавчі акти, Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах, періодичні видання з питань нормативно-правових засад та ведення діловодства, внутрішні документи управління дитячого садка №85. Крім того, при написанні дипломної роботи були використані навчальні посібники Гутгарц Р.Д., Давидової Е.Н., Бикової Т.А., ГоловченкоВ.Г., Блощинської В. А. та ін., які містять інформацію, необхідну для діловодів про правила складання документів за діючими стандартами.

Практичне значення одержаних результатів. Результати дипломної роботи мають науково-теоретичне і практичне значення. Висновки, пропозиції і рекомендації, що містяться у роботі щодо основних напрямів здійсненого дослідження, можуть бути використані у наукових цілях, застосовуватися у практичній діяльності дошкільних навчальних закладів, при вдосконаленні нормативно-правових засад діловодства.

Структура дипломної роботи: робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел, що містить 45 позицій. Обсяг дипломної роботи 87 сторінок.

У першому розділі дипломної роботи розкривається зміст організації документообігу, законодавчо - нормативної бази керування документацією в україні і, зокрема, у дошкільних навчальних закладах.

У другому розділі описується організаційна структура керування документацією в дошкільному навчальному закладі: дитячому садку №85 м. Кривий ріг, вивчається процедура і технологія діловодства в названій установі, накреслюються шляхи вдосконалення діловодства і перспективи впровадження інформаційних технологій в дошкільні навчальні заклади.

У третьому розділи наведено структуру охорони праці в установі: аналіз санітарно-гігієнічних умов праці; заходи по забезпеченню безпеки праці та виробничої санітарії; пожежна безпека в закладі.

1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТООБІГУ В УКРАЇНІ

1.1 Основні поняття організації документообігу

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Вивчення теоретичних основ документообігу припускає аналіз змісту понятійного апарату (понять «документ», «документообіг»), а також розгляд даного процесу в історико-логічному аспекті.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації[13;5].

За визначенням Гутгарц Р.Д. - документ - поняття інформаційне, яке в окремих випадках (за наявності підпису і друку) доповнюється юридичним значенням. Документом є будь-яка семантична інформація, яка виражена на будь-якій мові і зафіксована будь-яким способом на будь-якому носієві з метою її постійного використання в динамічній інформаційній системі. Використання в даному випадку означає послідовну зміну інформаційних процесів: його передачу, прийом, обробку, зберігання, пошук, розмноження[12;13].

Дослідники розрізняють три основні потоки документів:

- Вхідні. Це документи, які поступили на підприємство від зовнішніх партнерів. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, причому в заздалегідь встановлені терміни. Терміни встановлюються або нормативними актами, які приписують той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ, або терміном виконання, вказаним безпосередньо у вхідному документі.

- Вихідні. Більшість таких документів є відповіддю організації на відповідні вхідні документи. Деяка частина цих документів готуватися на основі внутрішніх документів підприємства. Невелике число документів може вимагати надходження вхідних документів.

- Внутрішні. Дані документи використовуються для організації роботи підприємства. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш крупних структурних підрозділів підприємства (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівництва підприємства. Зокрема, по загальних правилах діловодства єдиний спосіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації це направити внутрішній документ в канцелярію, де його перетворять у той, що виходить і відправлять до сторонньої організації[25;16].

Поняття «документообіг» вперше з'явилося в літературі 1920-х років в працях провідних фахівців у галузі управлінської праці та діловодства. Були сформульовані основні положення його раціональної організації.

У 1960-х р. термін «документообіг» практично не уживався, поняття, що позначається їм, замінював термін «організація листування».

На сучасному етапі, існує багато підходів щодо трактування терміну «документообіг», але базовим є поняття, закріплене у державному стандарті на термінологію. Організація документообігу є найважливішим завданням управління, оскільки нечітка організація руху документів породжує багато недоліків в діяльності апарата управління.

Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженні підрозділів і посадовців, надійності функціонування підприємства, робить великий позитивний вплив на управлінський процес в цілому[4;263].

Виноградова О.Б. вважає, що модель діловодства на підприємстві, яка організована відповідно до чинного законодавства потребує вивчення таких аспектів:

1. Організація системи раціонального документообігу та ділового технологічного циклу на підприємстві.

2. Визначення найефективніших форм та методів документування управлінської діяльності.

3. Забезпечення системи організації та ведення службової документації в установах, організаціях різних типів та видів.

КотдієваЯ.І. визначає, що правильна організація документообігу є досить важлива для становлення іміджу сучасної установи.

Існує чітка система послідовних операцій з документами:

- приймання та реєстрація;

- розгляд керівником;

- порядок проходження в організації;

- виконання;

- контроль виконання;

- формування справ;

- підготовка і передача справ до архіву.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства. Вимоги до раціоналізації організації документообігу та напрями його удосконалення наведені на рис.1.1, 1.2.

Размещено на http://www.stud.wiki/

Рис.1.1 - Вимоги до раціоналізації документообігу

Отже, ефективна організація документообігу передбачає: проходження документів в установі найкоротшим шляхом; скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження); одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними; централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці; раціональне розташування в установі структурних підрозділів і робочих місць.

Рис.1.2. - Напрями удосконалення документообігу на підприємстві[36]

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через працівника, який відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.

Документообіг включає такі основні етапи роботи з документами, як прийом, обробка, розподіл кореспонденції, передача і доставка документів, облік об'єму документообігу, реєстрація і контроль за виконанням документів[25;18].

Переміщення документів в установі не може бути хаотичним і випадковим. Воно повинно бути керованим, тобто виконання творчих операцій з документами (управлінською інформацією) має забезпечуватися комплексом технічних і формально-логічних (порівняльних) операцій з обліку документів і довідково-інформаційної роботи, регулювання розподілу документів між керівниками і фахівцями, контролю за розглядом і виконанням документів, їх оперативного і архівного зберігання.

Ці та інші нормативи мають стабілізувати документообіг у країні в усьому технологічному циклі, створити оптимальну технологію ведення документального господарства кожної управлінської одиниці.

Удосконалювати документообіг можна тільки за наявності строго документованого розділення функцій між керівниками організації. Засобами регулювання документообігу слугують загальнодержавні стандарти, класифікатори, уніфіковані системи документації, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції для виконавців, що фіксують розподіл праці в управлінні[23;121].

На основі багаторічної практики в суспільстві вироблено ряд правил раціонального проходження документів в підприємствах. Головний принцип правильної організації документообігу передбачає оперативне проходження документів по найбільш короткому шляху, з мінімальними витратами часу і праці.

Дослідники відмічають, що необхідно унеможливлювати проходження документами інстанції, не обумовлених діловою необхідністю і усувати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим же документом. Конкретним проявом цього правила є вимога одноразової реєстрації документів[1;109].

Рух документації має бути максимально прямоточним, тобто проходити по найкоротшому шляху від місця її виникнення до місць виконання або використання. Поворотні переміщення документів повинні виключатися або обмежуватися. Це багато в чому залежить від розташування структурних підрозділів і окремих робочих місць. Проте і при правильному розміщенні службових приміщень можуть виникнути певні затримки в проходженні документів. Пропускна спроможність всього ланцюга визначається пропускною спроможністю слабкої ланки. Такою ланкою в ланцюжку документообігу нерідко є етап розгляду документів, якщо ця робота виконується тільки керівником підприємства. Іноді виникають затримки і на інших етапах проходження документів. В цілях зміцнення слабкої ланки необхідно знайти шляхи для збільшення продуктивності праці на даній ділянці, краще організувавши роботу і механізувати її.

Для раціональної організації документообігу, як відзначають дослідники, важливе значення має принцип паралельності, який полягає в одночасному виконанні різних робіт з документом. Це дає можливість скоротити тривалість циклу діловодних процесів і перешкоджає виникненню «вузьких місць». Прикладами практичного застосування даного принципу є копіювання виконуваного документа і одночасна передача копій всім співвиконавцям, розмноження проекту документа, узгодженню з декількома посадовими особами і т.п.[28;115].

ДавидоваЄ.М., РибаковО.С. вважають, що засобами для досягнення оперативності документообігу служать цілеспрямоване регулювання руху документів в апараті і передача обліково-інформаційних даних про документ замість представлення самого документа. Зведення про хід руху і виконання документа, про результати перевірки виконання можуть передаватися за допомогою реєстраційних карток. Впорядкуванню документообігу, регламентації оптимальних маршрутів руху документів на підприємстві сприяє розробка схем руху і обробки основних груп і видів документів.

Схеми можуть бути різними за своїм змістом і графічним виконанням. Їх головне призначення полягає в тому, щоб наочно і лаконічно показати найбільш доцільний порядок роботи з документами на підприємстві. У схемах зазвичай вказуються етапи проходження документів, інстанції і посадові особи, що беруть участь в роботі з ними, операції з документами, іноді дається орієнтовний час на виконання цих операцій. Для документів, що складаються в самому підприємстві, в схемах повинно бути визначено, як і в яких випадках, вони створюються і копіюються, ким підписуються і затверджуються, з ким узгоджуються, куди і яким чином передаються або пересилаються, де використовуються, зберігаються і так далі[13;16].

Науковці підкреслюють, що при побудові схем документообігу необхідно враховувати основні документопотоки підприємства: що входять, що виходять і внутрішні. У цих документопотоках виділяються: документи, що поступають з вищестоящих організацій і від підвідомчих установ; пропозиції, заяви і скарги громадян; не реєстрована документація; документи, що розглядаються (або підписуються) керівництвом установ або структурних підрозділів і т.п. Для показу руху кожній з вказаних груп документів на підприємстві створюється окрема схема[13;29].

Рух вхідних документів в апараті підприємства супроводжується виконанням певних операцій у встановленій послідовності. Повний цикл проходження документів, що поступили, включає: прийом і первинну (експедиційну) обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд і розподіл документів, їх реєстрацію, розгляд керівництвом, доставку, безпосереднього виконання або використання, розподіл виконаної документації по тематичних комплексах (справам).

Прийом і первинну обробку кореспонденції, що поступила, дослідники пропонують проводити централізовано (у експедиції підприємства або на спеціальній ділянці в канцелярії). Такий порядок дозволяє вести точний облік надходжень, ефективно використовувати засоби механізації обробки кореспонденції, а також раціональніше організувати подальше проходження документів. Доцільно, щоб експедиція починала свою роботу декілька раніше всіх інших підрозділів підприємства[4;271].

Таким чином, можна виділити наступні сутнісні ознаки і особливості процесу документообігу:

- документ є семантичною інформацією (будь-якого характеру), вираженою на будь-якій мові, зафіксованою на будь-якому носієві з метою її включення в інформаційний процес: його передачу, прийом, обробку, зберігання, пошук, тиражування;

- документообіг це процес руху документів в організації з моменту їх отримання (або створення) до завершення (виконання або відправки);

- історичний аналіз свідчить, що порядок проходження документів по інстанціях був строго регламентований законом;

- сучасним документообігом є процес проходження документа в підприємстві чи установі з моменту його створення до завершення виконання і відправки;

- виділяють три основні потоки документів: що входять, що виходять, внутрішні;

- документи різноманітні за своїм змістом;

- виділяють ряд етапів процесу документообігу: прийом, обробку, розподіл кореспонденції, передача і доставка документів, облік об'єму документообігу, реєстрація і контроль за виконанням документів.

Робота з кожним документопотоком має свої особливості. За останні 20 років, традиційний документообіг став поступово здавати свої вікові позиції, поступаючись місцем документообігу електронному.

Система електронного документообігу - автоматизована система, що супроводжує процес управління роботою ієрархічної організації з метою забезпечення виконання цієї організацією своїх функцій. При цьому передбачається, що процес управління спирається на читабельні людиною документи, що містять інструкції для співробітників організації, необхідні до виконання.

На думку галузевих аналітиків, електронний документообіг включає: створення документів, їхню обробку, передачу, збереження, вивід інформації, що циркулює в організації чи підприємстві, на основі використання комп'ютерних мереж. Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. При цьому, під рухом документів мається на увазі не їхнє фізичне переміщення, а передача прав на їхнє застосування із повідомленням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел[42;143].

Проте найважливішою вимогою до документообігу стає його пристосованість до нової інформаційної технології: регламентація складу автоматизованих пунктів обробки інформації, автоматизованих робочих місць і технологічних операцій, що проводяться з їх допомогою, способів передачі інформації між автоматизованими пунктами[18;141].

Традиційний документообіг зберігає свої позиції в деяких специфічних галузях діловодства, зокрема, там, де йдеться про конфіденційні документи.

Отже, сучасний документообіг установи слід розглядати як змішаний документообіг, заснований на пріоритетному використанні електронної технології роботи з документами.

Обсяг документації, створений в приміщеннях як всього світа, так й нашої країни, має тенденцію до постоянного і все більшого росту. У зв'язку з научно-технічним прогресом величина об'ємів управлінської документації проходить пропорціонально зміні росту об'ємів виробництва продукції і впровадження роботи. Це перша закономірність документостворення.

Ріст об'ємів виробництва приводить до стрімкого росту об'ємів інформації. В же час виробництво роботи в виробничій сфері росте набагато скоріше за виробництво роботи в управлінні. Цей розрив - одна із основних причин росту апарата управління всіх розвинутих країнах світу.

Причини росту об'єма документообігу поділяють на об'єктивні та субоб'єктивні.

Головними об'єктивними причинами збільшення об'ємів документів є: вплив научно-технічного прогреса, розвиток економіки, розширення і ускладнення номенклатури випущеної продукції, засвоєння нових районів, будування нових об'єктів, ускладнення процесів управління. При цьому об'єми створених документів збільшуються з ростом кількості документних дій і кількість адресатів, яким ці направлені. Таким чином, збільшення або зменшення об'ємів документів значним чином зв'язано з процесами документування.

До суб'єктивних причин відносяться:

-Бюрократизація апарата управління з яокю зв'язане збільшення кількості провіряючих інструкцій. Все це приводить до створення документів, не обгрунтованих діловою необхідністю, для страхування на всякий випадок;

-Незначні або недотримання управлінських структур законодавства, нормативних актів, установлених юридичними потребами до оформлення документів. В наслідок виникає недовіра до документів і їх перепровірок, створення нових документів;

-Некваліфікаційне документування розпорядчої діяльності. Наприклад, наказ, нереальні строки виконання, обов'язково спричинить потік листів або доповідних записок управлінських організацій ( структурних підрозділів ) пояснювального характера.

-Несвоєчасне, неякісне виконання доручень, договірних обов'язків, обрив строків їх виконання породжує потік документів з проханням перенесення строків, рекламаціями, претензіями і т.д.

-Відсутність прав у підвідомчих або підлеглих організацій в рішенні постановлених перед ними завдань підштовхує постоянно звертатися до вищестоячих органів за поясненями або вирішеннями спорних питань;

-Некомпетентність управлінського персонала в рішенні виробничих, економічних, управлінських завдань приводить до вибору не цілеспрямованих варіантів їх рішень, що виражається у документуванні самих цих дій, а також випробувування прийнятого рішення;

-Відсутність в управлінському апараті регламентації документосвідчення приводить до використання значної кількості різноманітних видів і форм документів, призначених для документуваня індентичних функцій і містять аналогічну інформацію, або за викладом показників;

-Широке розповсюдження копіювальної технікиі її безконтрольне використання в організаціях приводить до створення великої кількості документів, які використовуються в значній мірі;

-Використання в процесах створення і підготовці документів в комп'ютері, з однієї сторони, значно підвищела швидкість підготовки документів, з другої сторони призвело до значного збільшення кількості документів за рахунок створення одного і того ж документа в паперовій і електронній формі[27;122].

Таким чином, у числі суб'єктивних причин, впливаючих на збільшення документообігу, ми бачимо як зв'язані з окремою особою (діяльність керівника спеціаліста), такі з порушенями вимог законодавства, з організацією документування. До суб'єктивних причин потрібно піднести нові технології, підготовка документів, які скоротили час на створення текста, його роздруковку і копіювання. Це рішення зроблене і відчизняними документознавцями і зарубіжними спеціалістами в області управління документацією.

Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.

Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 - 65% документів, а 10 - 15%. Така система розподілу вхідних документопотоків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації[2;131].

З метою раціональної організації діловодства на підприємствах, необхідно визначити ті потоки документообігу, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів прийняттям, передачею та опрацюванням документальної інформації (рис.1.3).

Рис.1.3 - Оцінка аналізу й оптимізації документообігу на підприємстві

Все сказане дає змогу зробити висновки що, документообіг це складний технологічний процес, властивий будь-якій організації. Від того, наскільки грамотно він організований, безпосередньо залежить якість і оперативність роботи всієї організації.

Отже, розглянувши організацію документообігу на підприємстві можна виділити наступне:

-проходження документів на підприємстві має бути оперативним, цілеспрямовано регулюватися і оптимально здійснюватися;

-слід виключати інстанції проходження і дії з документами, не обумовлені діловою необхідністю;

-в порядку проходження і в процесі обробки основних категорій документів необхідно добиватися максимальної одноманітності;

-рух документації має бути максимально прямоточним, тобто проходити по найкоротшому шляху від місця її виникнення до місць виконання або використання;

-впорядкуванню документообігу на підприємстві сприяє розробка схем руху документів. При побудові схем документообігу необхідно враховувати основні документопотоки підприємства: що входять, що виходять і внутрішні. Повний цикл проходження вхідних документів включає: прийом і первинну обробку вхідної кореспонденції, попередній розгляд і розподіл документів, їх реєстрацію; процес руху документів, що виходять, має бути організований так, щоб з документом проводився строго необхідний мінімум операцій, а кожне переміщення було обумовлене суто діловою необхідністю і здійснювалося найбільш раціональним способом.

1.2 Законодавчо-нормативна база керування документацією в Україні

Більшість видів діяльності в економіці і суспільстві є регульованими. Область діловодства також регулюється на державному рівні. Зміст державного регулювання визначається нормативними правовими актами, прийнятими на всіх рівнях законодавчої та виконавчої влади. Форма державного регулювання визначається діючими механізмами доведення обов'язкових вимог, контролю над їх виконанням і застосування санкцій до порушників.

В даний час регламентація документування, організації і технології документаційного забезпечення управління ведеться в декількох напрямках: законодавче регулювання, стандартизація, розробка нормативних і нормативно-методичних документів загальнодержавного дії[21;114].

Нормативно-правова база діловодства - це сукупність законів, нормативних правових актів і методичних документів, що регламентують технологію створення документів, їх обробки, зберігання і використання в поточній діяльності установи, а також діяльність служби діловодства: її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та деякі інші аспекти. Вона регулює правила оформлення документів; правила роботи з документами; забезпечення схоронності документів; порядок передачі документів на архівне зберігання; роботу служби діловодства; впровадження нових інформаційних технологій в роботі з документами; роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу; юридичні аспекти, пов'язані з документами , та інші питання.

Нормативно - правові засади - це нормативно-правові акти, на основі яких здійснюється будь-яка правова діяльність в будь-якій сфері життя суспільства[26;377].

Нормативно-правові засади діловодства - це нормативно-правова база, на основі якої здійснюється документообіг в організації.

Нормативно-правовий акт -- це акт правотворчої діяльності компетентних державних органів, що встановлює, змінює чи скасовує норми права[26;1]. Іншими словами, нормативно-правовий акт -- це документ, прийнятий у визначеному порядку компетентним державним органом, у якому містяться норми права. У нашій правовій системі нормативно правовий акт є основним джерелом права. Нормативно-правові акти поділяють на закони та підзаконні нормативно-правові акти. Закони -- це нормативно-правові акти, що видаються законодавчими органами (у нашій державі -- Верховною Радою України), мають вищу юридичну силу і регулюють найважливіші суспільні відносини. Закони зазвичай поділяються на конституційні та звичайні[20;11].

Підзаконні нормативно-правові акти -- результат нормотворчої діяльності компетентних органів держави (їх посадових осіб) та уповноважених на те державою громадських об'єднань. Такі акти зазвичай розвивають чи деталізують окремі положення законів[27;2].

Розрізняють такі види підзаконних нормативно-правових актів залежно від суб'єктів, що їх видали (рис.1.4)

Рис.1.4 - Види підзаконних нормативно-правових актів залежно від суб'єктів, що їх видали

Сьогодні вже склалася досить обширна державна система законодавчих і нормативних актів, що регулюють сферу інформації та документації. На основі законодавчої бази, що зачіпає різні аспекти керування документацією, розробляються локальні (корпоративні) нормативно-методичні документи з документаційного забезпечення управління та архівної справи, які складають область корпоративного регулювання документообігу будь-якої організації.

Слід зазначити, що чинне законодавство України не містить жодного загального нормативного документа, який би визначав діловодство, як сферу саме господарської діяльності.

Загальні правила, що регламентують порядок здійснення діловодства, отримали своє закріплення в Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

Зазначена інструкція встановлює загальні правила документування управлінської діяльності міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, а також місцевих органів виконавчої влади. Вона визначає порядок ведення загального діловодства, а її положення поширюються на всю службову документацію.

Інструкція охоплює порядок роботи з документами, починаючи з їх створення і до відправлення до відповідного органу або передачі в архів.

Так, інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання та оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів.

При створенні організаційно-розпорядчих документів - положеннями, встановленими Національним стандартом України «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 1463-2003)[19;12].

Слід звернути увагу на той факт, що чинне законодавство України крім термінів: розпорядчі документи, службові документи, внутрішні документи оперує над фактом первинний документ. Спеціаліст, який має забезпечувати та документувати офісну діяльність, повинен врахувати не лише нормативні актів з діловодства, а й законодавства, що регламентує введення документації певної установи.

Таким чином, нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька групп (Рис1.5.)

Рис. 1.5 - Нормативна база діловодства в Україні

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Сьогодні у світі спостерігається все збільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ISO (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 «Інформація та документація. Керування документацією», відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень.

Загальні правила документування в управлінській діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства міністерствах і відомствах України, місцевих органах державної влади, місцевого і регіонального самоврядування. Вона регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення інструкції поширюються на всю службову документацію, що немає таємничого характеру, у тому числі створювану засобами обчислювальної техніки.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють порядок організації і діяльності органів державної влади та актів державної виконавчої влади місцевого і регіонального самоврядування[5;14].

Удосконалення системи документаційного забезпечення діловодства, організаційно-методичну допомогу надають установи державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з певних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Слід зазначити, що незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені.

ПаланськаЛ.В. вважає одним з найважливіших питань удосконалення діловодства - створення класифікації термінів, яка дозволить визначити її межі, склад і структуру, а також виявити всю сукупність термінологічних новоутворень, синонімічних термінів, що в більшості своїй є термінологічними бар'єрами наукової дисципліни документознавства[37;56].

На думку БлощинсьоїВ.А. - іншим питанням впорядкування термінів системи документознавства є питання відмежування документознавчих термінів від термінів галузей знань, близьких до документознавства (історії, архівознавства, джерелознавства, інформатики тощо)[3;113].

Ця необхідність визначається великою кількістю так званих міжгалузевих термінів. До них, передусім, відносяться терміни, які функціонують одночасно в терміносистемах документознавства (діловодства), архівознавства та інформатики з незмінною знаковою стороною, але різним значенням. В основі лежить загальне поняття, але кожна з наук виділяє особливу частину змісту цього поняття, відповідно до своїх завдань.

Таким чином, у чинному законодавстві міститься значна кількість обов'язкових для виконання норм, правил і вимог до документування різних напрямів діяльності державних та недержавних організацій, до оформлення тих чи інших видів документів, їх змістом і структурою тексту. Фахівець у галузі діловодства зобов'язаний знати чинне законодавство країни і стежити за його змінами, так як ці знання становлять одне з найважливіших професійних якостей, без якого неможливо займатися діловодством на сучасному рівні.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін - документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики.

Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства.

1.3 Нормативно-правові засади організації документообігу в дошкільній освітній установі

Дошкільний навчальний заклад (ДНЗ) у своїй діяльності керується Конституцією України ( 254к/96-ВР ), Законами України «Про освіту» (1060-12), «Про дошкільну освіту» (2628-14 ), іншими законодавчими актами, актами Президента України, Кабінету Міністрів, наказами МОН, інших центральних органів виконавчої влади, рішеннями місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування[33].

Діловодство, як невід'ємна складова діяльності дошкільного навчального закладу, має бути чітким, логічним, послідовним, структурованим.

Документація по діяльності ДНЗ представляє певний історичний і практичний інтерес і може бути вибірково прийнята на постійне зберігання до відповідних державних архівів.

Діловодство в ДНЗ ведеться у відповідності з нормативними вимогами, затвердженими органом управління освіти адміністрації району, або інструкцією з діловодства, затвердженою керівником ДНЗ, в якій встановлюється система правил, нормативів і рекомендацій щодо ведення діловодства з моменту надходження або створення документа до передачі його в архів[22;71].

У документаційній базі ДНЗ виділяються наступні види:

- організаційні документи (статут, установчі документи, штатний розклад, посадові інструкції й ін.);

- розпорядчі документи (накази з основної діяльності, розпорядження, вказівки, рішення і т.д.);

- планово-звітна документація;

- інформаційно-довідкові документи (акти, листи, інформації, довідки, доповідні і службові записки, протоколи та ін) і ін

Слід зазначити, що організація діловодства в ДНЗ має свою специфіку, яка визначається:

- відсутністю служби документаційного забезпечення управління;

- незначним обсягом документообігу;

- невеликою штатною чисельністю працівників;

- відсутністю нормативних і методичних документів, що регламентують роботу з документацією безпосередньо в ДНЗ.

Але 01.10.2012 наказом Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України була затверджена Примірна інструкція з діловодства у дошкільних навчальних закладах № 1059, яка допоможе упорядкувати роботу з документами, правильно їх підготувати, провести реєстрацію.

Безумовно, завдання цієї Інструкції не лише нормативно-регулювальне.

Вона створена передусім для того, щоб полегшити вам роботу у тій частині, яка, напевно ж, найбільш кропітка, рутинна, що забирає багато часу та відволікає від головного -- плекати наше майбутнє, наше дитинство, віддаючи йому найкращий досвід поколінь[32].

Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в дошкільних навчальних закладах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Окрім загальних положень, Інструкція включає такі розділи:

- Перелік обов'язкової організаційно-розпорядчої документації;

- Вимоги до створення та оформлення документів;

- Вимоги до складення організаційно-розпорядчої документації;

- Складення номенклатури справ;

- Формування справ;

- Зберігання документів у закладах.

У додатках до Інструкції:

- Строк зберігання документів;

- Журнал реєстрації вхідних документів;

- Журнал реєстрації документів, створених закладом;

- Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою;

- Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів;

- Орієнтовна циклограма наказів[34].

Для ДНЗ визначено обов'язків перелік документів, за формування та зберігання яких відповідають керівник та інші працівники дошкільного навчального закладу.

У додатку до Примірної інструкції наведено перелік обов'язкових документів, за формування та зберігання яких відповідає керівник (додаток А).

Місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування та підпорядковані їм органи управління освітою мають право розробляти власні (локальні) інструкції з діловодства, враховуючи вимоги Типової інструкції. Таке право мають і керівники дошкільних навчальних закладів.

Основним завданням служби діловодства відповідного органу управління освітою є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи. Окрім того, служба діловодства має вжити заходів до зменшення обсягу службових документів[30].

Відповідно до пункту 2.3. Примірної інструкції, право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, статутом ДНЗ і посадовими інструкціями.

Порядок документообігу регламентується регламентом роботи дошкільного навчального закладу, посадовими інструкціями (п. 3.2. Примірної інструкції).

Серед основних документів ДНЗ значне місце займають накази.

Накази з:

- основної діяльності дошкільного навчального закладу;

- адміністративно-господарських питань;

- кадрових питань (особового складу).

Прицьому група наказів з кадрових питань має додаткових розподіл на накази тривалого і тимчасового строку зберігання.

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві дошкільного навчального закладу, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Існують три види номенклатури справ:

- типова (розробляють центральні органи виконавчої влади);

- примірна (розробляють місцеві органи виконавчої влади);

- індивідуальна.

Незалежно від того, чи є типова або примірна номенклатури справ, кожен дошкільний навчальний заклад повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.

Під час розміщення заголовків справ, у номенклатурі враховується важливість документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно - розпорядчої документації, планово - звітної документації, листування, обліково - довідкових видів документів.

Орієнтовні розділі номенклатури справ:

- управлінська діяльність;

- адміністративно-господарська діяльність;

- кадрове забезпечення;

-атестація педагогічних працівників;

- методична діяльність;

- соціальних захист працівників;

- медичне обслуговування та харчування дітей;

- охорона праці[39;33].

Документи після їх виконання групують у справи, яким надають найменування (заголовки), що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.

Заголовок справи має такі складові:

- назва виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

- найменування дошкільного навчального закладу та його структурного підрозділу.

Документи групують у справи за один рік, виключаючи документи, вміщені в судові, особові та перехідні справи.

Особові справи формують протягом усього часу роботи у дошкільному навчальному закладі.

Після закінчення року або вирішення питання, документи слід групувати в окремі спави, згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

- до однієї справи вміщують документи лише постійного, а до іншої - тимчасового зберігання;

- до справи включають документи лише з одного питання або гркп споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;

- на початку справи вміщують ініціативний документ, а потім документ-відповідь та всі і нші документи у логічній послідовності та хронології їх видання;

- документи, створені за допомогою друкувальних засобів, групують у справи на загальних підставах.

- нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції тощо), затверджені розпорядчими документами (наказами, постановами, рішеннями), вміщують у справи разом із цими документами.

- документи засідань колегіальних органів дошкільного навчального закладу групують у дві справи.

- доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групують у справи або за напрямами діяльності ДНЗ, або за авторами ініціативних документів.

- затверджені плани, звіти, кошториси групують у справи окремо від проектів цих планів.

- документи, що не підлягають постійному, тривалому зберіганню, відповідно акту, складеного спеціально утвореною експертною комісією, вилучають та знищують у встановленому законодавством порядку[44;19].

Висновки до І розділу

Сучасна дошкільна освітня установа стає все більш складною системою. Керівникові доводиться працювати в постійно мінливих умовах: економічних, соціальних, правових і т.д., що в свою чергу, пред'являє все зростаючі вимоги до рівня його кваліфікації.

Управлінська праця в ДНЗ пов'язана з веденням великого числа документів різної спрямованості і призначення. В даний час управлінська діяльність освітніх закладів ще неможлива без великого числа паперової документації, необхідної для прийняття правильних управлінських рішень.

У вирішенні задач документообігу необхідне глибоке вивчення і дослідження складу документів, аналіз сформованого порядку документування в дошкільному закладі, вироблення оптимальних рішень. Тому для успішної організації документування управлінської діяльності ДНЗ важливо комплексне вирішення питань документаційного забезпечення керування, що дозволить підвищити якість і ефективність діловодства на всіх рівнях управління.документообіг управлінський архівний дошкільний

2. ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ В ДОШКІЛЬНОМУ НАВЧАЛЬНОМУ ЗАКЛАДІ: ДИТЯЧОМУ САДКУ № 85 М. КРИВИЙ РІГ

2.1 Загальна характеристика дошкільного навчального закладу

Комунальний дошкільний навчальний заклад: дитячий садок № 85 «Сонечко» (далі - ДС «Сонечко») створено на підставі Розпорядження міського голови від 17.11.1988 р. № 495-р «Про реєстрацію статутів дошкільних навчальних закладів». Юридична адреса дошкільного закладу:

м. Кривий Ріг, вул. Подлєпи 30. Засновник дошкільного закладу: Криворізська міська рада.Засновник або уповноважений ним орган здійснює фінансування дошкільного закладу, його матеріально-технічне забезпечення, надає необхідні будівлі з обладнанням і матеріалами, організовує будівництво і ремонт приміщень, їх господарське обслуговування, харчування та медичне обслуговування дітей.

Дошкільний заклад у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про освіту», «Про дошкільну освіту», Положенням про дошкільний навчальний заклад України (далі - Положення), затвердженим Постановою Кабінету Міністрів України від 12 березня 2003 року №305, іншими нормативно-правовими актами, власним статутом. Дошкільний заклад є юридичною особою, має печатку і штамп встановленого зразка, бланки з власними реквізитами, реєстраційний рахунок в органах Державного казначейства, рахунки в банках.

В даний час ДС «Сонечко» здійснює свою освітню, правову та господарсько-економічну діяльність відповідно до чинного законодавства України. Установа є некомерційною організацією, отже, не ставить одержання прибутку як основної мети своєї діяльності.

Головною метою дошкільного закладу є забезпечення реалізації права громадян на здобуття дошкільної освіти, задоволення потреб громадян у нагляді, догляді та оздоровленні дітей, створенні умов для фізичного, розумового і духовного розвитку.

Основнимі завдання ДС «Сонечко» представлені на рис 2.1.

Рис.2.1 - Основні завдання ДС «Сонечко»

Також, метою діяльності даного дошкільного закладу є всебічне формування особистості дитини з урахуванням особливостей його фізичного, психічного розвитку, індивідуальних можливостей і здібностей, підготовка до навчання у школі, розвиток і вдосконалення освітнього процесу, здійснення додаткових заходів соціальної підтримки вихованців та працівників Установи.

Предметом діяльності установи є:

- виховання, навчання, догляд, догляд та оздоровлення дітей у віці від одного року до семи років;

- реалізація програм дошкільної освіти;

- реалізація програм дошкільної освіти з пріоритетним здійсненням фізкультурно-оздоровчого, інтелектуального та художньо-естетичного напрямів розвитку вихованців;

- реалізація програм дошкільної освіти з пріоритетним здійсненням кваліфікованої корекції відхилень у фізичному і психічному розвитку вихованців;

– реалізація програм додаткової освіти;

– надання платних додаткових освітніх послуг;

- медична діяльність для реалізації цілей і завдань установи.

Учасниками навчально-виховного процесу у ДС «Сонечко»є: діти дошкільного віку, керівник, вихователі-методисти, педагогічні працівники, медичні працівники, помічники вихователів та санітарки-няні, батьки або особи, які їх замінюють, фізичні особи, які надають освітні послуги у сфері дошкільної освіти.

Дошкільний заклад самостійно приймає рішення і здійснює діяльність в межах своєї компетенції, передбаченої чинним законодавством України, Положенням та власним статутом.Дошкільний заклад несе відповідальність перед особою, суспільством і державою за:

– безпечні умови освітньої діяльності;

– реалізацію головних завдань дошкільної освіти, визначених Законом України «Про дошкільну освіту»;

– забезпечення рівня дошкільної освіти в межах державних вимог до її змісту, рівня та обсягу;

– дотримання договірних обов'язків з іншими суб'єктами освітньої, виробничої, наукової діяльності;

– дотримання фінансової дисципліни та збереження матеріально-технічної бази.

Взаємовідносини між дошкільним закладом з юридичними і фізичними особами визначаються угодами, що укладені між ними. Дошкільний заклад має право:

– проходити в установленому порядку державну атестацію;

– визначати форми, методи і засоби організації навчально-виховного процесу за погодженням із власником (засновником);

– в установленому порядку розробляти і впроваджувати експериментальні та індивідуальні навчальні програми;

– використовувати різні форми морального і матеріального заохочення до учасників НВП;

– бути власником і розпорядником рухомого і нерухомого майна згідно з законодавством України та власним статутом;

– отримувати кошти і матеріальні цінності від органів виконавчої влади, юридичних і фізичних осіб;

– залишати у своєму розпорядженні і використовувати власні надходження у порядку визначеному законодавством України.

– розвивати власну навчально-матеріальну базу.

Контингент вихованців формується відповідно до їх віку з урахуванням граничної наповнюваності, прийнятої при розрахунку бюджетного нормативу. Комплектування ДС «Сонечко» дітьми проводиться з урахуванням кількості місць, що вивільнюються, умов функціонування та пропозицій ДС «Сонечко».

У ДС «Сонечко» в першу чергу приймаються діти: працюючих одиноких батьків; учнів матерів; інвалідів 1 і 2 груп; з багатодітних сімей, дітей, які перебувають під опікою; батьки (один з батьків) яких знаходиться на військовій службі; безробітних, біженців і вимушених переселенців, студентів. Заклад розрахований на 245 місць.




Подобные документы

  • Принципи організації документообігу на підприємстві та його особливості. Документообіг вхідних, вихідних і внутрішніх документів. Реєстрація документів та їх розгляд керівництвом. Інформаційно-довідкова робота. Взаємодія учасників документообігу.

    курсовая работа [49,6 K], добавлен 20.10.2010

  • Місце конфіденційного діловодства в загальній системі діловодства. Поняття, види, форми і класифікація документів, вимоги до їх змісту і оформлення. Правові засади і організація конфіденційного документообігу, напрямки підвищення його ефективності.

    дипломная работа [117,6 K], добавлен 09.01.2014

  • Поняття документу, організація документаційного та інформаційного забезпечення установи. Діловодство та механізм його здійснення. Особливості ведення кадрового діловодства на фірмі. Основні принципи функціонування електронного документообігу організації.

    дипломная работа [201,1 K], добавлен 25.11.2012

  • Аналіз терміносистеми дослідження. Зберігання документів: сутність, методи. Відповідальність за невиконання вимог по зберіганню документів. Створення архіву на підприємстві. Експертиза цінності документів. Передача документів на державне зберігання.

    дипломная работа [1,5 M], добавлен 18.05.2011

  • Механізм здійснення документаційного забезпечення установи. Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ "СВІТОЧ" та ВАТ "АГРЕГАТ". Використання інформаційних технологій документаційного забезпечення. Види інформаційних технологій.

    дипломная работа [136,7 K], добавлен 13.08.2008

  • Опис автоматизованих систем документообігу. Єдина система стандартизації документів, автоматизація створення каталогів. База даних - одиниця автоматизації системи документообігу. Використання інтернет-технологій для автоматизації каталогізації документів.

    курсовая работа [46,1 K], добавлен 09.12.2010

  • Ознайомлення з документообігом на підприємстві, з організацією інформаційно-довідкової роботи, етапами документообігу, систематизацією окремих категорій документів, індексацією справ, проходженням документів. Оформлення матеріалів у вигляді реферату.

    контрольная работа [26,9 K], добавлен 01.08.2010

  • Характеристика головних особливостей бюджетних установ та правові засади їх діяльності. Поняття про кошторис, їх види. Аналіз майна установи та джерел його формування КЗ "Копл". Аналіз формування та використання коштів загального та спеціального фонду.

    курсовая работа [199,8 K], добавлен 07.01.2014

  • Загальна характеристика організації грошових розрахунків (готівкових та безготівкових). Порядок оформлення, схема документообігу розрахункових документів та їх приймання установами банків. Особливості відкриття і режим функціонування рахунків у банках.

    контрольная работа [236,5 K], добавлен 06.10.2010

  • Вузлові аспекти організації діяльності органу місцевої влади та можливості їх документного забезпечення. Види ділових документів органів державної влади. Форми організації діловодства. Основні напрями організації функціонування Корецької міської Ради.

    дипломная работа [102,2 K], добавлен 07.11.2010